-
Skuteczne doręczenie
-
Postępowanie administracyjne
-
Postępowanie podatkowe
-
Postępowanie cywilne
-
Postępowanie karne
-
Zwrotki bez podstawy prawnej
-
Zwrotki EZD
-
Zwrotka nie tylko pocztą
-
Wymogi Poczty Polskiej
-
Zwrotka na zamówienie
Korespondencja wysyłana z urzędów związana z postępowaniem administracyjnym, podatkowym, karnym lub cywilnym musi być doręczana za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Obowiązek ten wynika z odrębnych aktów prawnych dotyczących tych postępowań. Akty te określają zawartość tak zwanej zwrotki w sposób opisowy lub w formie załącznika. Przez wiele lat niektóre urzędy stosowały zwrotki bez podstawy prawnej nazywane potocznie "żółte", ale gdy dochodzi do konfrontacji w sądzie zwrotka taka nie jest prawidłowa, a doręczenie nie jest uważane za skuteczne, co może mieć bardzo poważne skutki.
Skuteczne doręczenie
Pojęcie to dotyczy korespondencji urzędowej prowadzonej w związku z postępowaniem administracyjnym, podatkowym, cywilnym lub karnym. Ustawy opisujące poszczególne kodeksy postępowań ściśle określają sposób doręczania korespondencji, czyli kto i w jaki sposób może odebrać przesyłkę oraz w jakiej sytuacji nie odebrana korespondencja jest traktowana przez prawo jako skutecznie doręczona.
Najważniejszym warunkiem skutecznego doręczenia jest użycie prawidłowego druku zwrotnego potwierdzenia odbioru w skrócie ZPO. Druk ten musi być zgodny z obowiązującym dziennikiem ustaw oraz mieć w treści aktualną podstawę prawną.
Data skutecznego doręczenie to dzień, w którym adresat odebrał korespondencję. W przypadku nie odebrania korespondencji jest to 15 dzień po dacie pierwszej próby doręczenia korespondencji. Próba ta musi zostać prawidłowo udokumentowana przez doręczyciela (data, przyczyna nie podjęcia przesyłki, podpis doręczyciela), co warto sprawdzić przy odbieraniu wracającej zwrotki do urzędu.
Bardzo ważne jest aby wybrać odpowiednią zwrotkę do toczącego się postępowania. Nieprawidłowy druk oznacza nieskuteczne doręczenie.
Wybierz zwrotkę najbardziej dopasowaną do swoich potrzeb
Postępowanie administracyjne
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. 2022, poz. 775)
W Polsce na dzień dzisiejszy nie ma jednolitego wzoru zwrotki, który określałby załącznik do dziennika ustaw. Mamy na rynku kilka wzorów, które są zgodne z wymogami formalnymi ustawy, ale znacznie różnią się grafiką i treścią. Główna różnica polega na umiejscowieniu na druku podstawy prawnej. W starszym wzorze jest ona na stronie z adresem zwrotnym, więc adresat w chwili podpisywania nie widzi podstawy prawnej korespondencji, którą odbiera, nowszy wzór ma podstawę prawną na stronie, pokwitowania, więc adresat widzi ją w chwili odbierania korespondencji. Dodatkowo nowszy wzór druku posiada miejsce na podpis osoby odbierającej zwrotkę wracającą do urzędu. Podobna do tego nowszego wzoru jest 3 wersja wydana jako załącznik Poczty Polskiej. Różnica polega na mocno skróconej podstawie prawnej, która składa się z oznaczenia ustawy, bez aktualnego dziennika ustaw. Wszystkie 3 wzory posiadamy w naszej ofercie. Żeby Państwu ułatwić wybór najlepszego dla siebie wariantu proponuję pobranie pliku PDF i wydrukowanie kart produktu ze zwrotkami.
Postępowanie podatkowe
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja Podatkowa (Dz. U. 2022, poz. 2651)
Tu podobnie jak w postępowaniu administracyjnym nie ma w Polsce ustalonego jednolitego wzoru zwrotki, który określałby załącznik do dziennika ustaw. Mamy za to kilka wzorów, które funkcjonują nawet od kilkunastu lat. W zasadzie jest tu identycznie jak w KPA. Najstarszy wzór, ma podstawę prawną na stronie adresowej, nowszy na stronie z potwierdzeniem odbioru. Najnowszy wzór wydała Poczta Polska, ale nie wszyscy go akceptują, bo ma niepełną podstawę prawną, pozbawioną numeru dziennika ustaw. Na wszystkich naszych zwrotkach zamieszczamy rozszerzoną wersję potwierdzenia odbioru, w której jest kratka potwierdzająca odbiór pisma przez pełnomocnika lub przedstawiciela ustawowego. W tym wypadku, aby wybrać najlepszy dla siebie wzór druku zachęcam do wydrukowania karty produktu w wersji papierowej.
Przelew 14 dni - dla jednostek budżetowych
Postępowanie cywilne
Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku Kodeks Postępowania Cywilnego (Dz. U. 2023, poz 614)
Sposób doręczenia korespondencji w postępowaniu cywilnym określa Dz. U. 2019, poz 1460 z późn. zm. Ten akt prawny nie zmienił wzoru zwrotki, który został ustalony przez załącznik nr 1 do Dz. U. 2015, poz. 1222. Druk tez nie posiada w treści numeru dziennika ustaw, a jedynie zawiera na stronie potwierdzenia informację o treści "Pokwitowanie w postępowaniu cywilnym". Do stosowania tego druku mają prawo sądy, prokuratury oraz Państwowa inspekcja pracy, organizacje pozarządowe zajmujące się prawami konsumentów i obywateli, alimentami. Doręczenie odbywa się za pośrednictwem Poczty Polskiej lub sądowej służby doręczeniowej bądź komornika. Aby doręczenie było skuteczne muszą zostać spełnione wszystkie warunki doręczenia pism określone w rozdziale nr 2 obowiązującego dziennika ustaw. Zwrotka musi być podpisana przez odbierającego lub jego przedstawiciela, a w przypadku nie doręczenia do adresata musi być podpisana przez doręczyciela z zaznaczeniem daty pierwszej próby doręczenia.
Postępowanie karne
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks Karny(Dz. U. 2017 poz. 92 z późn. zm.)
Sposób doręczenia, warunki doręczenia skutecznego oraz wzór zwrotki określa powyższy dziennik ustaw. Podobnie jak w postępowaniu cywilnym nie ma na druku pokwitowania aktualnej podstawy prawnej, a jedynie w dolnej części strony z potwierdzenie doręczenia znajduje się napis "Pokwitowanie odbioru w postępowaniu karnym. Ten wzór druku jest oznaczony symbolem Ms/Kog-25. Prawo do jego stosowania mają organy uprawnione do prowadzenia postępowań karnych - prokuratury i sądy, policja. Innym podmiotem druku tego nie wolno stosować do swojej korespondencji.
Zwrotki ogólne - bez podstawy prawnej
Ustawa Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. 2023, poz 1640)
W korespondencji nie związanej z postępowaniami opisanymi powyżej nie wolno stosować druków z podstawami prawnymi lub oznaczeniami postępowań. W takich sytuacjach zarówno urzędy, jak i zwykłe firmy komercyjne nie mają uprawnień do stosowania druków ZPO związanych z postępowaniami. W wielu sytuacjach musimy jednak mieć dokument potwierdzający odbiór korespondencji, a sam dowód nadania nie jest wiarygodnym dokumentem świadczącym o tym, że korespondencja dotarła do adresata. Wówczas należy stosować w korespondencji zwykłe zwrotki, bez podstawy prawnej. Różnią się one znacznie treścią od tych pierwszych. Nie ma na nich zwykle miejsca do podpisania się przez doręczyciela. Aby doręczenie było skuteczne podpisuje je tylko adresat. W przypadku nie podjęcia przez adresata korespondencji lub odmowy jej przyjęcia nie możemy korespondencji traktować jako doręczoną.
Zwrotki EZD / elektroniczne zarządzanie dokumentami
Od kilku lat coraz powszechniejszy staje się tak zwany Elektroniczny system zarządzania dokumentami, w skrócie EZD. System ten obsługuje również korespondencję. Zwrotki możemy po jednej lub po obu stronach wydrukować na drukarce, w związku z czym muszą być one niezadrukowane i przystosowane do zadruku w drukarce. Nasze druki spełniają te warunki, są wykonane z papieru, który znacznie mniej pyli niż zwykły papier oraz mają specjalnie zabezpieczony pasek klejowy, aby w drukarce klej nie wydostał się spod nakładki. W ofercie mamy zwrotki bez nadruku po stronie adresowej, z nadrukowaną stroną potwierdzenia (KPA, KPC, KK, ogólne) oraz zwrotki bez nadruku po obu stronach. Jeżeli mają Państwo wątpliwości, czy nasze druki będą dobrze drukowały się w Państwa drukarce - wysyłamy próbki.
Zwrotka nie tylko pocztą
Doręczenie korespondencji urzędowej następuje zwykle przez operatora pocztowego, w naszych warunkach jest to Poczta Polska. Sposób doręczenie korespondencji oraz zasady ochrony danych osobowych reguluje Ustawa Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku, Dz. U. 2018, poz. 2188 oraz regulamin operatora pocztowego. Jednak poszczególne akty prawne dotyczące postępowań urzędowych określają inne sposoby doręczenia korespondencji, tak aby w przypadku nie podjęcia przesyłki doręczenie było skuteczne. Z tych aktów wynika, że korespondencja może być:
- pozostawiona w kancelarii urzędu gminy o czym powiadamia się adresata
- może być doręczona przez pracownika urzędu gminy, straż gminną
- może być doręczona przez sądową służbę doręczeniową (w przypadku postępowań sądowych)
- może być doręczona przez komornika (w przypadku postępowania cywilnego)
W organizacji doręczenia korespondencji urzędowej kluczowym ograniczeniem jest obowiązek ochrony danych osobowych adresata, który nakłada ustawa o RODO. W związku z tym urząd, który decyduje się na własną służbę doręczeniową musi zachować odpowiednie procedury RODO. Nie można więc zatrudnić do roznoszenia korespondencji przypadkowego pracownika na umowę zlecenia. Takie czynności musi wykonywać osoba będąca urzędnikiem państwowym, zatrudniona na umowę o pracę, ponosząca pełną i świadomą odpowiedzialność cywilno-prawną za ochronę danych osobowych. Jednak oszczędności urzędu mogą być spore, gdyż koszty doręczenia korespondencji urzędowej za pośrednictwem operatorów pocztowych są bardzo wysokie. Druk zwrotki nie musi spełniać wymogów Poczty Polskiej, co sprawia, że jest on tańszy kilkakrotnie plus mniejsze rachunki za usługi pocztowe mogą przynieść zauważalne korzyści.
Zwrotka zgodna z wymogami Poczty Polskiej
Poczta Polska opublikowała ogólne parametry, jakie musi spełniać zwrotka. Są one głównie podyktowane dostosowaniem druków do automatycznego systemu sortowania korespondencji. Parametry te spełniają nasze druki i publikuję je poniżej.
- papier offsetowy biały, gramatura 170 g (zalecane 140-200 g)
- druk posiada wymiary 140 x 100 mm (przed oderwaniem listew samoprzylepnych 160 x 100 mm)
- tolerancja wymiarów +_ 0,5 mm
- listwy po obu stronach, perforacja pionowa pozwalająca na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia
- pasek klejowy na listwach bocznych, o szerokości 5 mm, zabezpieczony silikonową nakładką o szer 10 mm / łatwe odrywanie
- adres na stronie tytułowej napisany w strefie prostokątnej w odległości nie mniejszej niż: 40 mm od górnego brzegu druku, 5 mm od prawego brzegu druku oraz 15 mm od dolnego brzegu.
- w pasie 15 mm od dolnej krawędzi przedniej strony druku oraz z prawej strony danych adresowych nie wolno umieszczać żadnych napisów i nadruków
Poczta Polska obsługuje wszystkie prezentowane powyżej zwrotki z naszej oferty.
Zwrotka na zamówienie
Jeżeli nie znaleźli Państwo zwrotki, której szukacie, albo różni się ona od wzoru mamy rozwiązanie problemu "od ręki". Wykonamy dla Państwa druki ściśle według wzoru, wdrukujemy pieczątkę z danymi adresowymi urzędu, zamontujemy pasek klejowy po tej stronie, gdzie Państwo sobie życzą.
- minimalny nakład 1000 sztuk
- realizacja zamówienia to tylko 5 dni roboczych
- projekt i przygotowanie do druku w cenie
- gwarancja zgodności z wymogami Poczty Polskiej
- druk nadaje się do zadruku w drukarkach
Zrobimy dla Państwa każdą zwrotkę !
Dlaczego nasze zwrotki ?
- 2 lata gwarancji - na pasek klejowy
- Zgodność z wymogami Poczty Polskiej
- Wygodne opakowanie dopasowane do potrzeb klienta - 1000 lub 100 szt
- Wygodna aplikacja na kopertę - dzięki paskowi klejowemu z fingerliftem
- zwrotki nadają się do zadruku w drukarkach
