Księga jest przeznaczona do rejestrowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej z kancelarii na zewnątrz, za pośrednictwem poczty lub innych form doręczenia. Zasady segregacji korespondencji i jej wpisywania oraz sposobu nadawania numerów porządkowych określa zwykle regulamin wewnętrzny, precyzujący obieg dokumentów. Księgę kancelaryjną stosujemy w kancelariach, gdzie obowiązuje system jednoksiążkowy.
Ksiaga jest oprawiona w estetyczny trwały sposób. Okleina typu LIBRO w kolorach zielonym, granatowym, czerwonym i żółtym.