Na właścicielu każdego obiektu budowlanego ciąży obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa jego użytkownikom i osobom postronnym. Obowiązek ten nakłada Ustawa Prawo budowlane z dnia 7 lipca 1994 roku. Właściciel obiektu musi dołożyć wszelkich starań, aby obiekt był należycie użytkowany, wszystkie systemy działały sprawnie, ze szczególnym naciskiem na te które mają wpływ na bezpieczeństwo. Jednak same staranie nie wystarczą, bardzo ważne jest ich prawidłowe dokumentowanie. Dlatego właściciel obiektu budowlanego musi prowadzić odpowiednie księgi, rejestry i dzienniki, oraz archiwizować ważne dokumenty dotyczące budynku i nieruchomości

 

Jakie księgi i rejestry?

Każdy obiekt budowlany, który wymaga pozwolenia na budowę i po zakończeniu budowy pozwolenia na użytkowanie powinien mieć prowadzoną księgę obiektu budowlanego.

Księga obiektu budowlanego

To podstawowy i najważniejszy dokument, który musi prowadzić każdy administrator obiektu budowlanego. Podstawa prawna jego stosowania to Prawo budowlane Dz. U. 2003 r., poz 1134. Dokładny wzór księgi określa załącznik nr 1 do ww. dziennika ustaw. Książkę należy założyć z dniem przekazania budynku do użytkowania. Stare wzory ksiąg możemy prowadzić do momentu, gdy zabraknie miejsca na wpisy. Wtedy zakładamy nową księgę, pamiętając że jej numeracja powinna nawiązywać do poprzednich ksiąg, tak, aby kolejne książki stanowiły ponumerowane tomy. Do książki wpisujemy wszystko co jest związane z budynkiem i jego stałym wyposażeniem wewnętrznym i zewnętrznym.

W zależności od funkcji użytkowych obiektu często są z nim powiązane dodatkowe elementy infrastruktury, które wymagają prowadzenie dodatkowych rejestrów lub dzienników uwzględniających ich specyfikę. Taki obowiązek istnieje wobec urządzeń i wyposażenia nieruchomości wymagających częstszych niż raz do roku przeglądów i dodatkowych czynności obsługowych.

Księga placu zabaw

Plac zabaw to typowy obiekt tak zwanej "małej architektury", dla którego nie obejmuje księga obiektu budowlanego. Ponieważ przepisy nakładają na administratora placu zabaw konkretne obowiązki, zachodzi konieczność dokumentowania wykonywanych czynności. Obowiązek ten wynika z Dz. U 2010 r, poz 1623 z późn. zm. Zakres czynności kontrolnych oraz ich częstotliwość określa polska norma PN-EN 1176-7.2009. W książce rejestrujemy i potwierdzamy wykonanie czynności obsługowych oraz wszelkie zdarzenia, zaistniałe na placu zbaw. Zasady zakładania i prowadzenia księgi są identyczne jak w przypadku księgi obiektu budowlanego.  

Księga sali gimnastycznej, boiska sportowego 

Praktycznie wszystkie obiekty sportowe, podobnie jak place zabaw wymagają specjalnego rodzaju nadzoru i obsługi. Bardzo ważne jest wczesne wykrycie usterek, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo użytkowania. W obiektach sportowych niewielkie uszkodzenie podłogi, lub nawierzchni boiska, czy też uszkodzenie zamocowania bramki na boisku, mogą mieć fatalne skutki. Dlatego ważne jest przeprowadzenie wszystkich czynności sprawdzających i obsługowych oraz ich udokumentowanie. Szczególną ochroną są objęte obiekty sportowe wykorzystywane w procesie edukacyjnym dzieci i młodzieży. Paragraf 3 Ustęp 1 Rozporządzenia MENiS z dnia 31 grudnia 2002 roku, nakłada na dyrektora szkoły obowiązek zapewniania bezpieczeństwa użytkowania obiektów sportowych znajdujących się w administracji szkoły użytkowanych do celów edukacyjno-dydaktycznych oraz sprzętu sportowego będącego na ich wyposażeniu.Realizacja tego obowiązku polega na cyklicznych czynnościach sprawdzających, czyszczeniu i dezynfekcji sprzętu sportowego oraz prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji. Obowiązek prowadzenie związanej z tym dokumentacji nakłada Dz. U. 2003 r., poz 69. Księgę tą można stosować również do wszystkich obiektów sportowych wykorzystywanych przez osoby dorosłe dla celów wyczynowych jak też rekreacyjnych. Dyskusyjnym staje się używanie opisywanej księgi dla siłowni zewnętrznych. Dla takich obiektów można prowadzić książkę placu zabaw, gdyż wyczerpuje ona wszystkie procedury kontrolne i obsługowe jakim takie obiekty muszą być poddawane. 

Księga kontroli

Praktycznie każdy administrator ma obowiązek prowadzenia księgi kontroli, do której wpisywane są wszystkie kontrole jakie odbywają się u niego. Obowiązek prowadzenia tej książki wynika z art. 81 ust. 1 Ustawy o Swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 roku, Dz. U. 2010, poz. 1446, z pó.źn. zm. 

Księga kontroli sanitarnej

Książka obowiązkowa dla obiektów, w których znajdują się lokale gastronomiczne. Jeżeli w obiekcie znajduje się choćby tylko jeden lokal tego typu, to książkę prowadzimy dla całego obiektu. Do książki wpisów dokonują organy kontrolujące stan sanitarny obiektu. 

Dziennik UTB

Tą książkę mają obowiązek prowadzić administratorzy budynków, w których działają dźwigi osobowe i towarowe, schody ruchome, inne urządzenia transportu bliskiego podlegające rejestracji w UDT. Do każdego UTB należy prowadzić oddzielną książkę.

 

Protokoły przeglądów okresowych

Prawo budowlane nakazuje właścicielowi lub administratorowi obiektu budowlanego wykonywanie okresowych przeglądów budynku oraz poszczególnych instalacji mających wpływ na bezpieczeństwo.Każdy przegląd musi być udokumentowany protokołem. Częstotliwość oraz ich zakres określają odrębne przepisy.

Przegląd okresowy obiektu budowlanego to podstawowy obowiązek administratora. Ma on najszerszy zakres i jest wykonywany przez osobę mającą odpowiednie uprawnienia, raz do roku - na wiosnę, a w przypadku obiektów o powierzchni dachu 2000 m, raz na pół roku. Poza tym Każdy obiekt budowlany musi przejść raz na 5 lat przegląd rozszerzony tak zwany 5-letni. Wówczas kontroli podlegają elementy małej architektury znajdujące się na terenie nieruchomości oraz inne elementy infrastruktury jak Studnie wodomierzowe, systemy odprowadzenia wód powierzchniowych, studnie kanalizacyjne, stan nawierzchni utwardzonych, wiat, osłon śmietnikowych, itp. Z przeglądu jest wystawiany protokół, którego jedną kopię otrzymuje nadzór budowlany odpowiedni dla lokalizacji obiektu, drugą właściciel lub administrator.

Przegląd okresowy instalacji kominowej to kolejny przegląd, który jest powszechny dla wszystkich typów budynków. Musimy go wykonać przynajmniej raz do roku, co określa Prawo budowlane, a jeżeli używamy pieca na paliwo stałe nawet 4 razy w ciągu roku. Przeglądu dokonuje osoba z uprawnieniami mistrza kominiarskiego. Zakres kontroli określa stawa Prawo budowlane art. 62, ust. 1, pkt 1, lit. C. Kontroli podlegają przewody wentylacyjne, dymowe oraz spalinowe oraz prawidłowość instalacji urządzeń, których działanie jest związane z instalacją kominową (np. okapy kuchenne i wyciągi, urządzenia gazowe i piece paleniskowe. Do przeprowadzenia kontroli przewodów grawitacyjnych jest uprawniony mistrz kominiarski, a w przypadku przewodów gdzie ciąg jest wymuszony mechanicznie osoba z odpowiednimi uprawnieniami budowlanymi. W budynkach wielorodzinnych protokół sporządza się dla każdego lokalu osobno.

Przegląd okresowy stanu technicznego instalacji gazowej wykonujemy w budynkach wielorodzinnych oraz użyteczności publiczne i użytkowych z instalacją gazu ziemnego raz do roku, do czego zobowiązuje nas Ustawa Prawo budowlane. Sposób oraz zakres kontroli określają Polskie normy: PN-M 34503:1999 gazociągi i instalacje oraz PN-34507:2002 instalacje gazowe - kontrola okresowa. Przegląd wykonuje osoba z uprawnieniami i wystawia z niego protokół, który mamy obowiązek zarejestrować w księdze obiektu budowlanego i dołączyć do dokumentacji budynku.

Inne przeglądy, których obowiązek przeprowadzania przynajmniej raz w roku ciąży na administratorze są zależne od zainstalowanych w obiekcie systemów. Klimatyzacja, centralne ogrzewanie, dźwigi osobowe itp. wymagają dodatkowych czynności konserwacyjnych oraz fachowych przeglądów okresowych.

 

Odpowiedzialność administratora

W ostatnim czasie miało miejsce sporo wypadków, gdzie właśnie elementy zewnętrzne budynków, lub szeroko pojętej małej architektóry, które były w złym stanie, lub w ogóle nie były weryfikowane przez jakiegokolwiek fachowca od chwili ich montażu, stały się przyczyną ciężkich uszkodzeń ciała lub śmierci. Pamiętajmy, że jeżeli nie mamy prawidłowej dokumentacji w takiej sytuacji cała odpowiedzialność spada na właściciela nieruchomości. Podobnie jest z placami zabaw i obiektami sportowymi jak hale sportowe, czy boiska. Tam ludzie spędzają aktywnie czas, uprawiają sporty, które niosą bardzo duże ryzyko kontuzji i urazów. Tu dokumentacja jest bardzo ważna. nawet jeżeli sprzęt był sprawny i prawidłowo zamocowany, brak potwierdzenia, że osoba odpowiedzialna sprawdziła obiekt oznacza zaniedbanie ze strony administratora i może nas drogo kosztować.