• Kto może kupić legitymację?

• Wystawianie i utrata ważności

• Komu wolno używać godła RP

• Jaką legitymację wybrać?

• Wzory i podstawy prawne

Legitymacja to dokument potwierdzający tożsamość posiadacza oraz jego funkcje i uprawnienia do wykonywania czynności zawodowych. Posiada ona nazwę instytucji, która ją wystawiła, mię i nazwisko, zdjęcie, pełnioną funkcję, zakres uprawnień oraz okres jej ważności. Zwykle legitymacja służbowa jest ważna przez okres 1 roku, a jej ważność jest po tym czasie przedłużana. Legitymacje potwierdzające uprawnienia (np. trenera lub instruktora) są ważne bezterminowo. W Polsce występuje wiele wzorów i rodzajów legitymacji służbowych, wzory te, w większości przypadków,  są określone w załącznikach do dzienników ustaw.  

Kto może kupić i wystawić legitymację?

Legitymacje służbowe, które zazwyczaj mają Godło RP, magą wystawiać i kupować wyłącznie podmioty do tego uprawnione. Zakres tych uprawnień określa Ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczpospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych Dz. U. 1980 r. poz. 18. W związku z tym taką legitymację może kupić wyłącznie podmiot do tego uprawniony lub osoba dysponująca imiennym upoważnieniem do takiego zakupu. Pozostałe legitymacje wystawiają osoby uprawnione do potwierdzania zdobytych kwalifikacji lub uprawnień. Uprawnienia takie określają odrębne przepisy branżowe. Nie ma natomiast szczegółowych przepisów ograniczających prawo do zakupu czystych, niewypełnionych formularzy. Dlatego kupno legitymacji może leżeć po stronie kursanta, który zdobywa odpowiednie uprawnienia jak też po stronie organizatora kursu. Jednak ze względu na rodzaj druku zastrzegamy sobie możliwość odmowy sprzedaży każdej legitymacji osobom prywatnym, które nie udokumentują prawa do jej posiadania.

Wystawianie i utrata ważności

Każda legitymacja jest drukiem ścisłego zarachowania i w związku z tym musi mieć nadany przez organ wystawiający unikatowy numer. Numer ten powinien być zaewidencjonowany w rejestrze wydanych legitymacji. Niektóre legitymacje mają dodatkowo nadany numer seryjny producenta, który jest dodatkowym zabezpieczeniem druku. Każda legitymacja aby była ważna musi być podpisana przez posiadacza. taki sam podpis jej posiadacz w chwili odbioru legitymacji musi złożyć w rejestrze wydanych legitymacji. W razie jakichkolwiek wątpliwości jest to kolejny element ułatwiający weryfikację autentyczności dokumentu. Utrata ważności legitymacji następuje z chwilą jej wyrejestrowania. Wówczas nieważny dokument musi zostać uszkodzony w widoczny sposób, na przykład przez obcięcie rogu. Taki dokument może pozostać w posiadaniu użytkownika, lub przejmuje go organ wystawiający. Należy jednak pamiętać, że jet dokument zawierający dane osobowe oraz wizerunek pracownika, a co za tym idzie jego utylizacja musi odbywać się zgodnie z zasadami RODO i musi zostać odpowiednio udokumentowana. Jeżeli legitymację niszczymy w niszczarce spełniającej odpowiednie wymogi, to powinniśmy zrobić to komisyjnie i taką czynność potwierdzić odpowiednim protokółem. 

Komu wolno używać Godła RP

Używając wizerunku orła, należy pamiętać, że zgodnie z art. 28 ust. 4 w zw. Z art. 1 Konstytucji RP, podlega on ochronie prawnej. Szczegółowe zasady korzystania z godła ustalone są w ustawie o godle, barwach, hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Dz.U. 1980 nr 7 poz. 18. Wspomniana ustawa również kładzie nacisk na ochronę tego symbolu Polski. Kto może używać godła Polski określa art. 2a:

1.  organy władzy państwowej;
2.  organy administracji rządowej;
3.  gminy, związki międzygminne oraz ich organy;
4.  powiaty, związki powiatów oraz ich organy;
5.  związki powiatowo-gminne oraz ich organy;
6.  związki metropolitalne i ich organy;
7.  samorządy województw oraz ich organy;
8.  sądy, prokuratury i komornicy sądowi;
9.  samorządowe kolegia odwoławcze;
10.  regionalne izby obrachunkowe;
11.  jednostki organizacyjne Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;
12.  jednostki organizacyjne Policji, Straży Granicznej, Krajowej Administracji Skarbowej, Państwowej Straży Pożarnej i Obrony Cywilnej Kraju;
13. jednostki organizacyjne Służby Więziennej;
14. szkoły publiczne, szkoły niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych, państwowe szkoły wyższe, niepaństwowe szkoły wyższe;
15. inne podmioty, jeżeli przepisy szczególne uprawniają je do używania wizerunku orła.

Innym instytucjom i firmom nie wolno używać legitymacji z godłem Polski.

Jaką legitymację wybrać?

W większości przypadków szczegółowe przepisy dokładnie określają wzory legitymacji służbowych. Strażacy, strażnicy gminni, straż leśna i rybacka, administracja skarbowa, policjanci, żołnierze i wiele innych służb mają ściśle określone wzory. Pewnym problemem  mogą być jednostki samorządowe, które nie mają ściśle określonego wzoru legitymacji służbowej. Mogą oni stosować kilka wzorów, gdyż ustawa daje pracownikom samorządowym i ich jednostkom organizacyjnym prawo do posługiwania się godłem RP. Samorządowcy mają do wyboru kilka wzorów druku. W przypadku jednostek samorządowych rozstrzygająca jest zawsze uchwała rady gminy lub powiatu. Zwykle powinien pojawić się do takiej uchwały załącznik ze wzorem druku. 

Kiedy pracownik obsługujący infrastrukturę samorządową przestaje być urzędnikiem samorządowym? W ostatnim czasie coraz częściej jednostki organizacyjne samorządów są przekształcane w spółki z o.o., ze 100 % udziałem gminy lub powiatu. Są to najczęściej zakładu komunalne, wodociągi, zakłady oczyszczania, muzea czy skanseny których pracownicy z racji wykonywanych czynności powinni posiadać legitymacje służbowe. Jednak jednostki te nie maja prawa używać legitymacji z godłem RP, gdyż są w tej sytuacji zwykłymi firmami komercyjnymi. Dla tych jednostek są dedykowane legitymacje służbowe bez godła RP.

Inna grupa legitymacji to dokumenty potwierdzające zdobycie kwalifikacji lub uprawnień. Są to instruktorzy sportu, rekreacji ruchowej, terapeuci, trenerzy, instruktorzy nauki jazdy, egzaminatorzy itp. Takie legitymacje są wystawiane przez instytucje uprawnione do wydawania takich uprawnień. Prawo do wystawienia legitymacji występuje zwykle po zdaniu egzaminu państwowego, którego warunki określają odrębne przepisy.

Wzory legitymacji i podstawy prawne

Poniżej zamieszam tabelę, w której znajduje się wykaz legitymacji, których wzory ustalają akty prawne. Klikając w konkretny dziennik ustaw można pobrać plik pdf ze strony Sejmu RP. Z tabeli można też przejść bezpośrednio do strony produktu, klikając w numer handlowy napisany czerwonym tekstem.

Krzysztof Krajewski