Akta osobowe [Pu/Os-223]

Przedmiotem tej transakcji jest teczka akt osobowych, dostępna u nas w 2 wersjach:

1. Teczka z kartonu 300 g/m w kolorze białym, 4 części, wszystkie wkładki wymienne, na wkładce opis zawartości każdej części, mechanizmy do mocowania dokumentów mają po 4 dziurki

2. Teczka introligatorska z tektury 2 mm, oklejona papierem, grzbiet oraz narożniki z trwałego płótna introligatorskiego. 4 części A, B, C, D w 3 pierwszych wkładki zamocowane na stałe, w sekcji D - wkładka wymienna, mechanizmy do mocowania dokumentów mają po 4 dziurki.

Wymiary teczki: 230 x 325 mm

Każda teczka jest wyposażona w 4 wkładki A, B, C, D oraz wąsy do mocowania dokumentów.

Podstawa prawna określająca sposób prowadzenia teczki:

art. 34, pkt 9a Kodeksu Pracy

Dz. U. 2017, poz. 894

PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Dokumentację pracowniczą należy gromadzić w sposób uporządkowany, zapewniający nieutrudniony dostęp do niej w każdej chwili. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części oznakowanych literami A, B, C, D. W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów. W oryginale przechowywane będą: umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, orzeczenie lekarskie. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Okres przechowywania akt pracowniczych jest bardzo długi. Wynika pośrednio z brzmienia art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. (DzU nr 38, poz. 173 ze zm.). Pracodawca nie może się pozbyć dokumentacji osobowej pracownika przez 50 lat od dnia zakończenia pracy w firmie. Termin ten liczy się dla każdego eks-podwładnego osobno. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy do archiwum zakładowego.
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana. W przypadku, gdy następuje likwidacja pracodawcy lub jego upadłość, wówczas pracodawca musi wskazać podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana.

Pracodawca powinien aktualizować gromadzone dokumenty Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Dokumentacja gromadzona w teczce akt osobowych pracownika stanowi zbiór danych osobowych, które podlegają ochronie w sposób ustalony w Ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Zgromadzone dane osobowe w zakresie określonym w Kodeksie pracy nie wymagają udzielenia przez pracownika zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych. Zgoda taka jest konieczna dopiero gdy będziemy gromadzili dodatkowe dane pracownika, które nie są konieczne do zawarcia stosunku pracy. Również gromadzony w aktach osobowych zbiór danych nie wymaga rejestracji w GIODO.   
Upływ wymaganego czasu przechowywania dokumentów nie oznacza, że nawet te dokumenty, których można się legalnie pozbyć, nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach. Chodzi przede wszystkim o dane osobowe byłych pracowników, w tym informacje o warunkach zatrudnienia, wykorzystanych uprawnieniach rodzicielskich czy też o trybie zakończenia współpracy. Pracodawca odpowiada za skuteczne zniszczenie dokumentów.