Faktura w KSeF lub e-paragon - dokumenty księgowe ponowemu

dodano: 25-04-2026

DOKUMENTY KSIĘGOWE PO NOWEMU

Od 1 kwietnia 2026 roku wszedł w życie obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur VAT i wysyłania ich do ogólnopolskiej bazy faktur KSeF. W związku z tym wprowadziliśmy kilka ważnych reguł dotyczących wystawiania dokumentów księgowych potwierdzających transakcje. Ogólne zasady dotyczące wystawiania faktur VAT określa Dz. U. z 2025 r. poz. 775, art 106b.

E-PARAGON

Jest to dokument fiskalny potwierdzający transakcję wystawiany klientom dokonującym zakupu prywatnie, bez podania nr NIP. Aby go otrzymać należy wybrać w koszyku odpowiednią opcję dokumentu księgowego. Paragon jest wysyłany automatycznie na podany adres e-mail w formie linku, przy pomocy którego można go pobrać i zapisać na własny komputer. Do przesyłki z zamówionymi drukami wkładamy papierowe potwierdzenie transakcji, z którym można sprawdzić zgodność zawartości przesyłki z zamówieniem. E-paragon nie zawiera danych kupującego.

E-paragonu nie wystawiamy za zakup legitymacji, nie można też do takiej transakcji podać później nr NIP i żądać wystawienia faktury uproszczonej. Zamówienie złożone bez podania nr NIP w chwili jego opłacenia jest ostateczne i dane nie podlegają modyfikacjom.

E-PARAGON Z NIP i FAKTURA UPROSZCZONA

e-paragon z NIP

Ten dokument wystawiamy podmiotom, które dokonały zakupu do 450 zł brutto i przy składaniu zamówienia podały nr NIP oraz dokonały w koszyku sklepu odpowiedniego wyboru. Sam paragon z NIP jest dokumentem księgowym, na podstawie którego przysługuje prawo do odpisania podatku VAT. Paragon jest wysyłany automatycznie na podany adres e-mail w formie linku, przy pomocy, którego można go pobrać. Do przesyłki wkładamy papierowe potwierdzenie transakcji z wykazem zakupionych produktów. Ten dokument zawiera tylko NIP kupującego, nie zawiera jego nazwy i adresu.

Faktura uproszczona do e-paragonu

W ciągu 7 dni od dokonania zakupu można zażądać wystawienia faktury uproszczonej do e-paragonu z NIP. żądanie to należy przesłać na adres e-mail faktury@druki-akcydensowe.eu. Faktura jest wystawiana na podany w paragonie nr NIP, nie ma możliwości zmiany nr NIP. Faktura uproszczona zawiera pełne dane kupującego. Dokument ten jest zalecany, gdy nabywca, odbiorca i płatnik są jednym podmiotem.

Nie występują ograniczenia produktowe, Dane do tego dokumentu podane przy składaniu zamówienia są ostateczne i po dokonaniu zapłaty odmawiamy dokonywania wszelkich zmian i poprawek w danych kupującego. Skutki podania błędnych danych ponosi kupujący.

FAKTURA VAT w KSeF

Gdy kupującym jest jeden podmiot, który jest jednocześnie nabywcą, odbiorą i płatnikiem wystawiamy fakturę zawierająca podstawowe dane wymagane w ustruktyryzowanej fakturze w KSeF. Zawiera ona dane sprzedającego i kupującego oraz dane osoby dokonującej zakupu, dane kontaktowe oraz dane dostawy, gdy adres dostawy jest inny niż siedziba kupującego. Przy składaniu zamówienia należy podawać dane rejestrowe firmy, w związku z czym rekomendujemy pobieranie danych z GUS na podstawie nr NIP. Zastrzegamy sobie prawo do weryfikacji zgodności podanych danych z danymi rejestrowymi i umieszczenia na fakturze KSeF poprawnych danych. W przypadku gdy podmiot nie jest zgłoszony do GUS i nie jest zarejestrowany w VAT należy taką informację podać w uwagach do zamówienia. Zamówienia z danymi niezgodnymi z danymi rejestrowymi mogą być realizowane z opóźnieniem. Czas realizacji zamówienia jest wtedy liczony od chwili ustalenia poprawnych danych. Do przesyłki dołączamy "Potwierdzenie transakcji" w formie dokumentu papierowego. Ponadto potwierdzenie transakcji jest wysyłane na adres e-mail kupującego, w celu sprawdzenia poprawności danych. W przypadku braku reklamacji treści projektu faktury uznajemy ją za poprawną i wysyłamy do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF nie możliwości zmian w danych kupującego ani dopisania dodatkowego kontrahenta. Skutki podania nieprawidłowych danych do faktury KSeF obciążają w całości kupującego.